SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

       Suatu organisasi yang besar tentunya banyak data yang harus diolah. Pengolahan data adalah manipulasi atau transformasi untuk mengubah symbol-simbol yang belum bermanfaat menjadi bentuk yang lebih bermanfaat. Pengolahan data di dalam proses bisnis, biasanya dikenal dengan istilah pengolahan transaksi. Pengumpulan data ini dapat berupa pengumpulan data, manipulasi data dan dokumentasi. Pengolahan data tersebut dilakukan oleh system informasi akutansi (SIA) dengan mengumpulkan data dan mengubahnya menjadi informasi yang lebih berguna bagi pemakai di dalam maupun di luar organisasi.

         Dalam pengolahan data, sistem informasi akutansi melakukan pengumpulan data dari operasional dan transaksi-transaksi yang ada di dalam organisasi, kemudian data tersebut diolah untuk menghasilkan informasi dengan melakukan pengelompokan data-data tersebut kemudian disusun berdasarkan jenis dan kepentingan data tersebut. Kemudian data disimpan dalam data base, hingga data tersebut diperlukan. Tugas yang terkahir adalah menyiapkan dokumen sebagai laporan kepada manajemen puncak.

Pemrosesan Pesanan Pelanggan

       Dalam aktivitas ini, sistem informasi akutansi menangkap dan memproses pesanan pelanggan, serta menghasilkan data untuk pengendalian persediaan dan piutang. Dalam pemrosesan pemenuhan pelanggan ini, terdapat empat system utama yang terkait dengan pemrosesan pesanan ini, yaitu system pemasukan pesanan (order entry system), system persediaan (inventory system), system penagihan (billing system) dan system piutang dagang (account receivable system).

Sistem pemasukan pesanan memasukan pesanan pelanggan ke dalam sistem. Sistem pemasukan pesanan melakukan proses sebagai berikut:

Edit data pesanan. Edit data pesanan ini bertujuan untuk memperbaiki data pesanan dari pelanggan, misalnya dengan  melakukan pengecekan   terhadap nomor pesanan dengan barang yang diminta.

  •  Pemeriksaan kredit. Pemeriksaan kredit bertujuan menentukan apak perusahaan ingin melakukan bisnis dengan pelanggan. Pemeriksaan kredit ini mislanya dilakukan dengan mempertimbangkan dampak dari jumlah pesanan dengan piutang pada pelanggan tersebut.
  • Log pesanan. Log pesanan digunakan untuk menindaklanjuti pesanan untuk memastikan bahwa pesanan telah dipenuhi. Log pesanan berisi elemen-elemen data, sewperti nomor pelanggan, nomor pesanan, tanggal pemesanan dan tanggal pesanan diterima.
  • Menandai pesanan yang telah dipenuhi. Catatan-catatan log pesanan untuk pesanan yang telah dipenuhi diberi tanda dengan memasukan tanggal pesanan untuk menunjukan bahwa pesanan tersebut tidak lagi terbuka.
  • Sistem persediaan bertujuan untuk memelihara catatan-catatan persediaan barang. Proses-proses yang ada di dalam sistem persediaan ini antara lain:Memeriksa saldo persediaan. Saldo dari setiap barang yang dipesan selalu diperiksa.
  • Memeriksa kembali titik pemesanan. Titik pemesanan kembali adalah jumlah yang memicu kegiatan pengisian persediaan kembali. Dengan dilakukannya pemeriksaan terhadap titik pemesanan kembali diharapkan pasokan barang akan diterima sebelum stok persediaan habis.
  • Menambahkan jenis barang yang diterima. Ketika pesanan telah dipenuhi, stok barang menjadi berkurang. Oleh karena itu, perlu adanya penambahan barang dalam persediaan.
  • Menyediakan data buku besar. System penagihan menyiapkan nota penagihan yang dikirim kepada pelanggan untuk menanyakan jumlah uang yang terutang. Proses-proses system penagihan ini antara lain:
    • Mendapatkan data pelanggan. Mendapatkan data pelanggan yang berisi nama pelanggan, alamat pelanggan untuk mengirim nota penagihan.
    • Menyiapkan faktur. Faktur merupakan nota resmi yang dikirm oleh perusahaan kepada pelanggan untuk menanyakan julah uang yang terutang.
  • Sistem piutang dagang bertujuan untuk mengumpulkan uang dari pelanggan. Proses-proses di dalam sistem piutang dagang antara lain:
  • Menambah piutang baru
  • Menghapus piutang yang telah dibayar
  •  Menyiapkan pernyataan kepada pelanggan
  • Menyediakan data buku besar

Pengendalian persediaan

            Suatu perusahaan melakukan pengendalian persediaan dengan memproses data yang mencerminkan perubahan persediaan serta member informasi penerimaan dan pembelian. Dalam pengendalian persediaan, terdapat tigasistem yang bekerja sama untuk melakukan pengendalian persediaan, yaitu pembelian, penerimaan dan utang datang atau utang usaha. Dalam pembelian terdapat beberapa aktivitas utama, antara lain:

  •  Memilih pemasok. Perusahaan memilih dan menetukan pemasok yang dikehendaki. Pemilihan pemasok ini didasari atas data-data transaksi antara pemasok denagn perusahaan di dalam file pemasok yang berisi transaksi-transaksi di masa lampau.
  •  Mendapatkan komitmen lisan dari pemasok. Mendapatkan komitmen lisan dengan pelanggan merupakan hal penting karena setelah perusahaan memilih pemasok yang diinginkan, perusahaan harus mendapatkan komitmen untuk mencapai tujuan.
  • Menyiapkan pesanan pembelian. Pesanan pembelian berisi data mengenai barang ayng dipesan dari pemasok sebelum barang dikirim.
  • Menutup pesanan pembelian. Pesanan pembelian ditutup setelah pesanan telah dipenuhi oleh pemasok. Pesanan yang dihapus disimpan di dalam file historis pesanan pembelian.

Sistem penerimaan bertanggungjawab memperbaiki sistem konseptual perusahaan untuk mencerminkan pengisian kembali. Proses-proses yang terjadi di dalam sistem penerimaan antara lain:

  • Proses penerimaan. Proses penerimaan merupakan aktivitas di mana sistem pembelian memberitahukan sistem penerimaan mengenai penerimaan yang akan terjadi.
  • Memberitahukan kepada sistem lain. Barang yang sudah diterima diberitahukan kepada system lain, misalnya nomor barang diberitahukan kepada system persediaan untuk memperbaharui data persediaan.

Utang dagang bertanggungjawab membayar pembelian kepada pemasok. Proses-proses yang terjadi di dalam sistem utang dagang antara lain:

  • Membuat catatan utang. Sistem utang dagang membuat catatan-catatan utang yang disimpan dalam file utang usaha. Catatan-catatan ini berisi jumlah utang yang harus dibayar serta tanggal jatuh tempo pembayaran.
  • Membayar kepada pemasok. Perusahaan melakukan pembayaran utang kepada pemasok sesuai dengan data yang ada sesuai dengan data yang ada di dalam catatan utang.
  • Menghapuskan utang yang telah dibayar. Utang-utang yang telah dibayar dihapuskan dari catatan-catatan utang.
  • Menyediakan data buku besar. Catatan-catatan mengenai pembayaran hutang dimasukan ke dalam buku besar.

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s